我がアウトソーシングを行っている部署ではＡ４のかごが溢れています。これは煩雑且つ重要な情報を扱うのにははずせない小道具となっています。個人情報も含まれる重要書類をデータインプットするにあたり、いくつもの作業工程があります。しかも書類の種類や用紙の大きさもまちまちです。

また一枚の書類を工程別に複数の人員で処理を行うため、書類の移動も発生します。こうしたアナログな作業のなか紛失は論外のこと、いかにミスなく、効率よく作業を進められるように編み出したのがかごによる運用です。

かごを選ぶポイントとしてまずは材質ですが、プラスチックでも割れやすいものや硬いものは机に当たったり重かったりするので、多少柔らかさがあり軽いものが使い易いです。更に重要なポイントとしては、持ち手のついていること。万が一、順番に揃えられた書類が入ったかごを落としてしまったら大変です。持ち手がついていると持ちやすいですし、指もかけておくことができ安心、安全です。

そして重ねて持ち運びができるように同じ大きさのものを揃えるようにします。まずは種類別、作業工程別、日付別、優先順位別などにより項目をラベルに記入し、かごの側面に貼っておきます。そして作業を進めていくわけですが、一人で作業する場合も、複数で進める場合も、必ずかご単位で行うことをルールとします。かごを机に置き作業を行ない、次の作業者にはかごごと渡すようにします。

また、処理中のかごは棚に並べると分かりやすいです。

＊作業効率が大幅にアップ！

このようなかごを使用した運用方法により無駄な動き、余計な手間が省け作業効率の

アップ、更には品質の確保に繋がります。

＊セキュリティー対策も！

帰宅時はそのままキャビネットにしまい施錠すれば、セキュリティー対策も万全です。

＊インテリア効果も！

作業内容別にかごの色を変え、カラフルに揃えればオフィスも明るい雰囲気になります。

◇侮るなかれ、書類に埋もれている方、作業効率がいま一つと感じている方は

ぜひ１００円ショップで探してみてはいかがでしょうか。